Freelance voorwaarden

1. Toepassingsgebied

Deze Algemene Samenwerkingsvoorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten uitgevoerd door freelancers, zelfstandigen, studenten, flexi-jobmedewerkers of andere externe medewerkers voor Ampli bv.

Door een opdracht te aanvaarden verklaart de medewerker kennisgenomen te hebben van deze voorwaarden en van de geldende crewrichtlijnen van Ampli.

Bij strijdigheid tussen beide documenten hebben deze Algemene Samenwerkingsvoorwaarden voorrang.

2. Zelfstandig statuut

De freelancer voert opdrachten uit als zelfstandige en blijft volledig verantwoordelijk voor zijn of haar sociale, fiscale, administratieve en wettelijke verplichtingen.

Niets in deze samenwerking creëert een arbeidsovereenkomst, werkgeversgezag of exclusieve relatie tussen Ampli en de freelancer.

De freelancer blijft vrij om opdrachten te aanvaarden of te weigeren.

Ampli is niet verplicht opdrachten aan te bieden en de freelancer is niet verplicht opdrachten te aanvaarden.

De freelancer organiseert zijn werkzaamheden als zelfstandige en behoudt vrijheid inzake de uitvoering van de opdracht, behoudens veiligheidsvoorschriften, operationele afspraken en instructies die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van het project.

3. Verzekeringen

De freelancer beschikt gedurende de volledige samenwerking over een geldige verzekering burgerlijke aansprakelijkheid die de uitgevoerde activiteiten voldoende dekt.

Ampli kan op elk moment een bewijs van verzekering opvragen.

De freelancer blijft verantwoordelijk voor alle wettelijk vereiste verzekeringen verbonden aan zijn activiteiten.

4. Vergunningen, attesten en certificaten

De freelancer beschikt over de nodige vergunningen, certificaten, opleidingen en bevoegdheden die vereist zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Indien gevraagd, worden deze onmiddellijk voorgelegd aan Ampli.

Als de freelancer gevraagd wordt om activiteiten uit te voeren waar hij niet de nodige certificaten voor heeft, moet hij dit melden.

Het ontbreken van vereiste certificaten of vergunningen kan leiden tot uitsluiting van een opdracht of stopzetting van de samenwerking.

5. Veiligheid

De freelancer verbindt zich ertoe alle veiligheidsvoorschriften, wettelijke bepalingen en instructies van Ampli, klanten, locaties en bevoegde instanties strikt na te leven.

Iedereen heeft het recht én de plicht om werkzaamheden stil te leggen wanneer een onveilige situatie ontstaat.

De freelancer verschijnt fit, uitgerust en arbeidsgeschikt op de opdracht.

Werken onder invloed van alcohol, drugs, verdovende middelen of in een toestand van ernstige vermoeidheid is verboden.

De freelancer voert geen werkzaamheden uit waarvoor hij onvoldoende bevoegd, opgeleid of gecertificeerd is.

Indien een opdracht, instructie of situatie strijdig is met de wetgeving, veiligheidsvoorschriften, vergunningsvoorwaarden of de eigen bevoegdheden, meldt de freelancer dit onmiddellijk aan Ampli.

Bij objectieve aanwijzingen dat een persoon niet arbeidsgeschikt is, kan Ampli deze onmiddellijk van de opdracht verwijderen.

Indien een freelancer door Ampli, een klant, een locatieverantwoordelijke, de Crew Chief of de Project Manager van een opdracht wordt verwijderd wegens intoxicatie, onvoldoende arbeidsgeschiktheid, onaangepast gedrag, ernstige veiligheidsinbreuken, laattijdigheid of het niet naleven van instructies, vervalt elk recht op vergoeding voor het niet-gepresteerde gedeelte van de opdracht.

Indien de opdracht hierdoor niet of slechts gedeeltelijk uitgevoerd kan worden, behoudt Ampli zich het recht voor de samenwerking onmiddellijk stop te zetten.

6. Materiaal, voertuigen en eigendommen

Alle materialen, voertuigen, gereedschappen, documenten, sleutels, badges, software, toegangscodes en andere eigendommen van Ampli of haar klanten blijven eigendom van de respectieve eigenaar.

Deze mogen uitsluitend gebruikt worden voor de uitvoering van de opdracht.

De freelancer behandelt materialen, voertuigen en eigendommen van Ampli, klanten en leveranciers als een voorzichtig en zorgvuldig persoon.

Schade, verlies, diefstal, defecten, ongevallen of verdachte situaties moeten onmiddellijk worden gemeld aan de Crew Chief.

Verlies van sleutels, badges, toegangsmiddelen, laadpassen, tankkaarten of beveiligingsmiddelen moet onmiddellijk worden gemeld.

Sleutels, badges, toegangscodes en andere toegangsrechten mogen niet worden gedeeld met derden.

Het gebruik van voertuigen, machines, hefmiddelen, hoogtewerkers of andere arbeidsmiddelen waarvoor de freelancer niet bevoegd, opgeleid of gecertificeerd is, is verboden.

De freelancer kan geen eigendommen van Ampli, klanten of leveranciers achterhouden omwille van een betalingsgeschil of andere vordering.

De freelancer blijft verantwoordelijk voor persoonlijke eigendommen die worden meegebracht naar opdrachten.

Ampli kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen, behoudens gevallen van opzet of zware fout door Ampli.

7. Diefstal, schade en aansprakelijkheid

Diefstal, verduistering, fraude, misbruik van materiaal, ongeoorloofd gebruik van voertuigen of het zonder toestemming meenemen van eigendommen van Ampli, klanten of leveranciers leidt tot onmiddellijke stopzetting van de samenwerking.

Ampli behoudt zich het recht voor de geleden schade te verhalen en indien nodig aangifte te doen bij de bevoegde instanties.

De freelancer behandelt alle materialen, voertuigen, infrastructuur en eigendommen van Ampli, klanten en leveranciers als een voorzichtig en zorgvuldig persoon.

Normale slijtage, verborgen gebreken, fabricagefouten, technische defecten of schade die ontstaat ondanks normaal en zorgvuldig gebruik vallen niet onder de aansprakelijkheid van de freelancer.

De freelancer kan aansprakelijk worden gesteld voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit:

• opzettelijke fout;
• grove nalatigheid;
• het negeren van veiligheidsvoorschriften;
• onbevoegd gebruik van materiaal;
• gebruik van materiaal waarvoor men niet bevoegd of opgeleid is;
• handelen in strijd met instructies;
• overtreding van wettelijke bepalingen.

Iedere schade moet onmiddellijk worden gemeld.

Indien schade ontstaat waarvoor de freelancer aansprakelijk wordt gesteld, kunnen de betrokken verzekeringen worden aangesproken.

Kosten, boetes, schadevergoedingen en claims die rechtstreeks voortvloeien uit een aantoonbare fout of nalatigheid van de freelancer kunnen, voor zover wettelijk toegelaten, worden verhaald op de aansprakelijke partij.

8. Voertuigen en verkeersinbreuken

Iedere bestuurder blijft verantwoordelijk voor het naleven van de geldende verkeerswetgeving.

Verkeersboetes, parkeerboetes, GAS-boetes, lage-emissieboetes, tolboetes en andere overtredingen zijn ten laste van de bestuurder die de overtreding beging.

Iedere bestuurder controleert vóór vertrek of het voertuig veilig gebruikt kan worden.

Elk ongeval, defect of schadegeval met een voertuig van Ampli moet onmiddellijk worden gemeld.

Iedere bestuurder meldt nieuwe schade vóór vertrek en bij terugkeer van het voertuig.

Het verlaten van de plaats van een ongeval of het niet melden van schade wordt beschouwd als een ernstige tekortkoming.

9. Vertrouwelijkheid

Alle informatie die tijdens de samenwerking wordt verkregen wordt als vertrouwelijk beschouwd.

Dit omvat onder meer:

• klantgegevens;
• offertes;
• budgetten;
• prijsafspraken;
• technische plannen;
• CAD-tekeningen;
• netwerkconfiguraties;
• IP-adressen;
• draaiboeken;
• productiegegevens;
• persoonsgegevens;
• interne procedures;
• bedrijfsinformatie van Ampli;
• informatie over artiesten, sprekers of evenementen.

Deze informatie mag niet worden gedeeld met derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Ampli.

De vertrouwelijkheidsverplichting blijft gelden na beëindiging van de samenwerking.

10. Sociale media en publiciteit

Foto’s, video’s of andere inhoud gemaakt tijdens opdrachten mogen enkel gepubliceerd worden na toestemming van Ampli of de opdrachtgever.

Vertrouwelijke of commercieel gevoelige informatie mag nooit openbaar worden gemaakt.

Na publicatie kan Ampli vragen om bepaalde inhoud te verwijderen wanneer dit noodzakelijk is voor klantrelaties, veiligheid, privacy of vertrouwelijkheid.

11. IT-beveiliging en AI-gebruik

De freelancer zal vertrouwelijke informatie niet invoeren in publieke AI-platformen, online tools of externe systemen zonder voorafgaande toestemming van Ampli.

Eigen software, hardware, USB-opslagmedia of netwerkapparatuur mogen enkel worden aangesloten op systemen van Ampli of haar klanten wanneer dit noodzakelijk is voor de opdracht en toegestaan is door de verantwoordelijke.

Wachtwoorden, toegangsgegevens en beveiligingsinformatie worden strikt vertrouwelijk behandeld.

12. Niet-rechtstreekse benadering van klanten

De freelancer zal klanten, prospects en zakelijke contacten die via Ampli werden geïntroduceerd niet actief benaderen met het oog op het rechtstreeks aanbieden van concurrerende diensten buiten Ampli om.

Opdrachten die rechtstreeks voortvloeien uit contacten, projectinformatie of klantenrelaties verkregen via Ampli mogen niet buiten Ampli worden uitgevoerd zonder voorafgaand schriftelijk akkoord.

Partijen engageren zich tot een loyale samenwerking.

13. Vervanging en onderaanneming

De freelancer mag zich niet laten vervangen noch de opdracht geheel of gedeeltelijk uitbesteden zonder voorafgaande toestemming van Ampli.

Ampli behoudt het recht een voorgestelde vervanger te weigeren.

14. Gedrag en vertegenwoordiging

Tijdens opdrachten vertegenwoordigt de freelancer Ampli tegenover klanten, leveranciers, bezoekers en andere betrokken partijen.

Ampli verwacht een professionele, respectvolle en integere houding.

De freelancer zorgt ervoor tijdig aanwezig te zijn op de afgesproken locatie.

Bij vertraging brengt de freelancer Ampli zo snel mogelijk op de hoogte.

Herhaaldelijke of ernstige laattijdigheid kan aanleiding geven tot het beperken of stopzetten van toekomstige samenwerkingen.

Volgende gedragingen worden niet aanvaard:

• discriminatie;
• intimidatie;
• agressie;
• grensoverschrijdend gedrag;
• fraude;
• diefstal;
• pesterijen;
• ongepast gedrag tegenover klanten, collega’s of leveranciers.

Het zelfstandig verlaten van een opdracht zonder toestemming van de verantwoordelijke projectleiding wordt beschouwd als een ernstige tekortkoming.

Indien tijdens een opdracht blijkt dat een freelancer niet beschikt over de opgegeven competenties, ervaring of kwalificaties voor de overeengekomen functie, behoudt Ampli zich het recht voor om andere werkzaamheden toe te wijzen of de opdracht stop te zetten.

15. Onkosten

Verplaatsingskosten, parkeerkosten, overnachtingen, tolwegen, maaltijden en andere onkosten worden enkel vergoed wanneer deze vooraf door Ampli werden goedgekeurd.

Kosten die zonder voorafgaand akkoord werden gemaakt, kunnen worden geweigerd.

De freelancer bewaart de nodige bewijsstukken en bezorgt deze op verzoek aan Ampli.

16. Facturatie en betaling

Facturen worden opgesteld volgens de geldende facturatierichtlijnen van Ampli.

Onvolledige of foutieve facturen kunnen worden geweigerd tot de vereiste correcties werden aangebracht.

Behoudens andere schriftelijke afspraken bedraagt de betalingstermijn 30 dagen na correcte ontvangst van de factuur.

Door een opdracht te aanvaarden gaat de freelancer akkoord met het voor die opdracht gecommuniceerde tarief.

De tarieven worden doorgaans vermeld in de uitnodiging, planning of opdrachtbevestiging.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen zijn de gecommuniceerde tarieven all-in tarieven, inclusief voorbereiding, opbouw, afbouw, wachttijden, overuren en andere prestaties die redelijkerwijze deel uitmaken van de opdracht.

Enkel Ampli, de Project Manager of de Crew Chief kan vooraf toestemming geven voor bijkomende prestaties, extra uren of bijkomende vergoedingen.

Bijkomende prestaties, kosten of overuren die niet vooraf werden goedgekeurd, kunnen niet worden gefactureerd.

In uitzonderlijke omstandigheden kan de Crew Chief bijkomende prestaties voorstellen. Deze worden intern besproken en zijn pas facturabel na expliciete goedkeuring door Ampli.

In geval van een kennelijke technische, administratieve of menselijke fout in een uitnodiging, planning, tariefcommunicatie of calculatie behoudt Ampli zich het recht voor deze fout te corrigeren. De freelancer wordt hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht.

In geval van discussie over prestaties, starturen of einduren gelden de door Ampli, de Crew Chief of de Project Manager geregistreerde prestaties als uitgangspunt, behoudens aantoonbare vergissing.

De freelancer factureert uitsluitend effectief gepresteerde en door Ampli goedgekeurde prestaties.

17. Annulatie van opdrachten

Een opdracht is pas definitief nadat deze door beide partijen werd bevestigd.

Indien een freelancer een bevestigde opdracht niet kan uitvoeren, dient dit onmiddellijk aan Ampli gemeld te worden.

Ampli begrijpt dat ziekte, overmacht of onvoorziene omstandigheden zich kunnen voordoen.

Herhaalde laattijdige annulaties, no-shows of het niet nakomen van gemaakte afspraken kunnen aanleiding geven tot het beperken of stopzetten van toekomstige samenwerkingen.

Indien een freelancer zonder voorafgaande melding niet op een bevestigde opdracht verschijnt, wordt dit beschouwd als een ernstige tekortkoming.

Ampli kan niet aansprakelijk worden gesteld voor wijzigingen, verschuivingen, inkortingen of annulaties van opdrachten die het gevolg zijn van beslissingen van klanten, leveranciers, autoriteiten, overmacht of andere externe partijen.

18. Overmacht

Ampli kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen, wijzigingen, onderbrekingen of annulaties die het gevolg zijn van omstandigheden buiten haar redelijke controle.

Hieronder vallen onder meer:

• extreme weersomstandigheden;
• brand;
• overstromingen;
• pandemieën;
• stakingen;
• stroomonderbrekingen;
• overheidsmaatregelen;
• terreurdreiging;
• oorlog;
• technische storingen;
• natuurrampen.

19. Privacy

Persoonsgegevens worden verwerkt conform de toepasselijke privacywetgeving en uitsluitend voor doeleinden die verband houden met planning, administratie, veiligheid, communicatie en wettelijke verplichtingen.

20. Beëindiging van de samenwerking

Ampli kan de samenwerking onmiddellijk beëindigen bij:

• ernstige veiligheidsinbreuken;
• fraude;
• diefstal;
• schending van vertrouwelijkheid;
• klantenafwerving;
• opzettelijke beschadiging van materiaal;
• het ontbreken van vereiste verzekeringen;
• het ontbreken van vereiste certificaten;
• agressief of grensoverschrijdend gedrag;
• het werken onder invloed van alcohol of drugs.

In dergelijke gevallen kan Ampli beslissen geen verdere opdrachten toe te kennen.

21. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze samenwerking is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven.

22. Contractuele boetes opgelegd aan Ampli

Indien aan Ampli een boete, schadevergoeding of kost wordt aangerekend die rechtstreeks voortvloeit uit een aantoonbare fout of overtreding van de freelancer, behoudt Ampli zich het recht voor deze kost te verhalen op de betrokken freelancer, voor zover wettelijk toegelaten.